Coraz częściej pojawiają się przedsiębiorcy, również z Polski, chcący prowadzić działalność na terenie Niderlandów. Aby móc to uczynić, konieczne jest spełnienie warunków formalnych i uzyskanie niezbędnych numerów, takich jak numer BTW. Jest on istotny z punktu widzenia podmiotów prowadzących działalność gospodarczą w Holandii. Czym jest ten numer, do czego służy i jak go uzyskać?
Czym jest numer BTW?
Numer BTW, czy też numer identyfikacyjny BTW, to unikalny numer podatkowy, nadawany przez uprawniony podmiot firmie bądź indywidualnemu przedsiębiorcy. Aby go uzyskać, należy złożyć stosowne wnioski. Bez niego nie można uczestniczyć w obrocie gospodarczym na terenie Holandii, gdyż numer BTW jest niezbędny z punktu widzenia należności podatkowo-prawnych.
Sam podatek rozliczany jest co kwartał, a w szczególnych przypadkach – istnieje możliwość wprowadzenia rozliczeń miesięcznych. Poniżej pewnego progu obrotów (1883 euro) istnieje także opcja wprowadzenia rozliczeń rocznych.
Do czego służy numer BTW?
Numer ten jest niezbędny w Holandii, gdyż na jego podstawie wyliczany jest podatek VAT. Podatnik jest zobowiązany umieścić go na każdej wystawianej klientowi fakturze, by ten mógł zweryfikować informacje znajdujące się w dokumencie i potwierdzić wiarygodność firmy. Wyliczony na podstawie BTW VAT musi być wniesiony na koniec okresu rozliczeniowego, który – co do zasady – wynosi trzy miesiące (z nielicznymi wyjątkami).
Coraz częściej zdarzają się jednak sytuacje, kiedy uzyskanie numeru BTW nie jest możliwe. Mowa tu w szczególności o przedsiębiorstwach, które nie posiadają swojej fizycznej siedziby na terenie Holandii – w przypadku takich podmiotów holenderskie urzędy bardzo często wydają decyzje odmowne. Taki stan rzeczy nie wynika jednak z braku możliwości rozpoczęcia działalności gospodarczej bez faktycznej siedziby, ale rozmaitych błędów – popełnianych szczególnie przez przedsiębiorców, którzy nie mają doświadczenia w wypełnianiu holenderskich dokumentów.
Procedura uzyskania numeru BTW
Uzyskanie numeru BTW w Holandii nie jest szczególnie trudne, choć – co opiszemy w dalszej części artykułu – może okazać się, że dla niektórych podmiotów jest dość problematyczne. Pierwszym krokiem, jaki należy podjąć, aby rozpocząć działalność na terenie Holandii, jest rejestracja w KvK jako podmiot gospodarczy. W tym celu wypełnia się formularz w formie elektronicznej. Wówczas KvK przekazuje informację do Urzędu Skarbowego o pojawieniu się nowego przedsiębiorcy. W przypadku, w którym wnioskodawca posiada meldunek na terenie Niderlandów, numer BTW zostanie nadany na wskazany adres w ciągu 7 dni roboczych. Inaczej sytuacja wygląda, kiedy świeżo upieczony przedsiębiorca nie posiada zameldowania w Holandii. Urząd Skarbowy poinformowany o nowej rejestracji, przesyła odpowiedni formularz w wersji papierowej do siedziby firmy.
Niejednokrotnie zdarza się, że pracownik poda błędny adres, zlecając wysyłkę na polski adres zameldowania. Z tego względu należy zachować szczególną uwagę, aby uniknąć późniejszych trudności. Po otrzymaniu formularza, przystępuje się do jego wypełnienia, w czym niezwykle pomocna może okazać się firma FBS24, która świadczy tego typu usługę we współpracy z kancelarią księgową Ibea.nl. Poprawnie uzupełniony formularz, odsyła się do Urzędu Skarbowego po czym należy oczekiwać na decyzję w sprawie złożonego wniosku. Warto zaznaczyć, że pracownikom powyższego organu władnego przypisuje się kolejno poszczególne sprawy, wobec czego ewentualny urlop urzędnika wydłuży czas rozpatrywania wniosku do momentu jego powrotu. Dlatego też uzyskanie numeru BTW może trwać od 2 tygodni do nawet kilku miesięcy.
Decyzje odmowne zazwyczaj uzasadnione są tym, że w miejscu wskazanym jako wirtualna siedziba firmy nie ma możliwości nadania numeru BTW. Czy to oznacza, że rozpoczęcie działalności na terenie Holandii jest dla takiego podmiotu niemożliwe? Na szczęście – niekoniecznie.
Odmowa uzyskania numeru BTW dla biura wirtualnego – dalsze postępowanie
Formularze, na których składane są wnioski do holenderskiego Urzędu Skarbowego mogą ulegać zmianom dość często, a niekiedy – różne organy posiadają odmienne wnioski. Zadawane pytania bywają niejednoznaczne, a same regulacje prawne podlegają ciągłej ewaluacji.
Nie jest jednak prawdą, że wirtualny adres dla siedziby firmy stanowi podstawę do wydania odmownej decyzji o nadaniu numeru BTW. W znacznej większości przypadków nieprzyznanie numeru BTW jest związane nie tyle z faktycznym istnieniem formalnej przesłanki do odmowy, ale z błędami, które pojawiły się w formularzu wypełnionym przez zainteresowanego. Jak wspominaliśmy, pytania bywają niejednoznaczne, a co za tym idzie – sposób ich sformułowania może sprawić, że niektóre osoby odpowiedzą na nie błędnie (niezgodnie ze stanem faktycznym). Istnieją jednak sytuacje, kiedy firmy udzielające swoich adresów dla siedzib wirtualnych – nie są uprawnione do prowadzenia takiej działalności. Wówczas wystarczy zmienić wirtualną siedzibę na taką, która jest uprawniona do przeprowadzania tego rodzaju działań.
Aby móc rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej w Niderlandach bez stresu i obaw o to, czy urząd skarbowy nie odmówi wydania numeru BTW w Holandii – warto skorzystać z usług sprawdzonego księgowego. Niekiedy tego rodzaju opiekę księgową oferują także firmy, które umożliwiają stworzenie wirtualnej siedziby przedsiębiorstwa w danym punkcie – dobrym pomysłem jest również dopytanie o taką opcję. W ten sposób można zabezpieczyć się i zapewnić sobie najlepsze możliwe usługi jeśli chodzi o rozpoczynanie działalności na terenie Niderlandów.